Als verantwortungsbewusstes IT Unternehmen öffentlich-rechtlicher Versicherer sehen wir als ivv GmbH uns im besonderen Maße verpflichtet, alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Der darüberhinausgehende Fairness-Anspruch prägt unser unternehmerisches Selbstverständnis.
Aus diesem Grund haben sich die Unternehmen der VGH Versicherungen, zu denen auch wir zählen, allgemeine Verhaltensgrundsätze gegeben, die diesen Anspruch widerspiegeln und zur Grundlage der täglichen Arbeit machen. Wir nutzen ein gemeinsames Hinweisgebendensystem. Deshalb ist in den unten genannten Kontaktdaten eine Ansprechperson der VGH Versicherungen und nicht eine der ivv GmbH genannt.
Wozu das alles?
Verstöße gegen rechtliche Vorgaben oder ethische Standards müssen frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten und mögliche Schäden für Kund:innen, Mitarbeitende, Geschäftspartner:innen und das Unternehmen abwenden zu können.
Hierzu haben wir uns dem Hinweisgebendensystem der VGH Versicherungen angeschlossen.
Das Hinweisgebendensystem der VGH Versicherungen dient der Entgegennahme von Hinweisen und gibt Dir die Möglichkeit, uns über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/oder Compliance-Regeln zu informieren und somit zu deren Aufdeckung beizutragen. Es dient zudem als Beschwerdeverfahren bei menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.
Hinweisgebende müssen wegen ihres Hinweises oder ihrer Beschwerde keine Benachteiligung durch die ivv GmbH oder darüber hinaus die VGH Versicherungen befürchten. Die Mitarbeitenden der Abteilung Compliance unterliegen insoweit einer besonderen arbeitsrechtlichen Schweigepflicht und haben nach dem Gesetz sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit Ihrer Identität gewährleistet ist.
Was kann gemeldet werden?
Das Hinweisgebendensystem steht für Meldungen von Verstößen gegen alle gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung, die die ivv GmbH oder ihre Zulieferer zu beachten haben. Hierzu zählen insbesondere:
- Verstöße gegen das Versicherungsaufsichtsrecht und das Versicherungsvertragsrecht
- Wirtschaftsstraftaten wie Betrug, Veruntreuung von Geldern oder Korruption
- Manipulationen in der Rechnungslegung
- Kartellabsprachen
- Geldwäsche
Das Hinweisgebendensystem dient zudem als Beschwerdeverfahren bei menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.
- Kinderarbeit
- Zwangsarbeit, Sklaverei
- Missachtung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
- Missachtung der Koalitions- & Meinungsfreiheit, Recht auf Kollektivverhandlungen
- Ungleichbehandlung in Beschäftigung
- Vorenthalten angemessener Löhne
- Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigungen
- Widerrechtliche Verletzung von Landrechten
- Einsatz von Sicherheitskräften ohne ausreichende Aufsicht
- Herstellung und Verwendung von mit Quecksilber versetzten Produkten gem. Minamata-Übereinkommen
- Widerrechtliche Behandlung von Quecksilberabfällen gem. Minamata-Übereinkommen
- Widerrechtliche Produktion und Verwendung von persistenten organischen Stoffen gem. Stockholmer Übereinkommen
- Ein- oder Ausfuhr gefährlicher Abfälle gem. Baseler Übereinkommen
Wer kann Verstöße melden?
Das Hinweisgebendensystem steht allen Personen und Unternehmen offen, die mit der ivv GmbH und den VGH Versicherungen oder den für sie arbeitenden Unternehmen in Berührung kommen – egal ob Beschäftigte im eigenen oder zuliefernden Betrieb, Kund:innen, Lieferant:innen, Träger oder Allgemeinheit.
An wen wird gemeldet?
Hinweise werden von der zentralen Compliancefunktion der VGH Versicherungen entgegengenommen und bearbeitet. Diese ist aufgrund der versicherungsaufsichtsrechtlichen Anforderungen in ihrer fachlichen Arbeit unabhängig und weisungsfrei und muss aufgrund gesetzlicher Vorgaben gewährleisten, dass die Identität von Hinweisgebenden vertraulich bleibt. Die Leitung der Compliancefunktion muss zudem gegenüber der BaFin die fachliche Eignung und persönliche Zuverlässigkeit nachweisen und unterliegt somit einer herausgehobenen persönlichen Kontrolle durch die aufsichtsführende Stelle. Alle Mitarbeitenden haben sich zudem fachlich entsprechend zu schulen und ihr notwendiges Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.
Auf welchem Weg kann ich Verstöße melden?
Um Ihren Hinweisen auf Verstöße im oder durch das Unternehmen rechtzeitig, fair und angemessen nachzugehen, haben wir mehrere Meldewege eingerichtet. Über diese können sowohl Mitarbeitende als auch außenstehende Dritte Hinweise zu möglichen Verstößen mündlich oder schriftlich gegen Rechtsvorschriften oder interne Regelungen abgeben.
Deinen Hinweis kannst Du über die folgenden Kanäle sicher und vertraulich einreichen:
Hinweisgebendenportal:
Nutze unser Hinweisgebendenportal, über welches Du mit uns unkompliziert und anonym kommunizieren kannst.
per Post:
Andreas Kratzmann
(persönlich/vertraulich)
Abteilung Compliance
Schiffgraben 4, 30159 Hannover
(Die Post wird der Abteilung Compliance ungeöffnet zugestellt)
Telefon:
Andreas Kratzmann
(Abteilungsleiter Compliance)
0511 362-2112
Persönlich:
Terminvereinbarung über hinweisgebersystem@vgh.de mit dem Compliance-Beauftragten oder dem Abteilungsleiter der Abteilung Compliance.
per MS-Teams:
Terminvereinbarung über hinweisgebersystem@vgh.de mit dem Compliance-Beauftragten oder dem Abteilungsleiter der Abteilung Compliance.
Die Zuständigkeit für Hinweise liegt bei der zentralen Compliancefunktion. Darüber hinaus tragen wir die Verantwortung für die Koordinierung und die Steuerung der Aufklärung von Meldungen, die über das Hinweisgebersystem eingehen.
Wird meine Identität als hinweisgebende Person vertraulich behandelt?
Deine Identität als hinweisgebende Person wird vertraulich behandelt und keinen anderen Personen gegenüber offengelegt als denjenigen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zuständig sind. Sofern Du auf die Wahrung der Vertraulichkeit Deiner Identität wertlegen, werden nur die Mitarbeitenden diese erfahren, die die Meldung entgegennehmen dürfen. Sofern wir im weiteren Verlauf der Aufklärung und Arbeit andere Stellen involvieren müssen, sei es wegen Sachverhaltsaufklärung oder anderer Ermittlungsmaßnahmen, werden wir diesen Deine Identität nur dann offenbaren, wenn es für die Aufklärung und Beseitigung etwaiger Verstöße unbedingt erforderlich ist.
Die vertrauliche Bearbeitung der Identität erstreckt sich auch auf diejenigen Personen, die in einer Meldung namentlich genannt werden (betroffene Personen). Ausnahmen vom Grundsatz der Vertraulichkeit bestehen bei einer Einwilligung und in den Fällen, in denen Informationen über die Identität der genannten Person im Rahmen von gesetzlichen Bestimmungen bzw. auf Anordnung von Behörden oder Gerichten (z.B. Ermittlungs- und/oder Strafverfahren) weitergegeben werden müssen.
Das Gebot der Vertraulichkeit gilt nicht bzw. lediglich eingeschränkt für Personen, die falsche Informationen über Verstöße nicht in gutem Glauben melden.
Wie sind Hinweisgebende geschützt?
Wir tolerieren keine Repressalien von Personen, die aufgrund von konkreten Anhaltspunkten Hinweise zu potenziellen Verstößen mitteilen. Jede Person, die nach bestem Wissen einen Hinweis auf potenzielle Verstöße abgibt, wird wegen der Abgabe eines solchen Hinweises in keiner Weise durch die ivv GmbH oder die VGH Versicherungen sanktioniert oder benachteiligt. Hierzu hat sich der Vorstand mit der Verabschiedung der Verhaltensgrundsätze entschieden und bekannt. Wir wollen eine Arbeitsumgebung schaffen, in der alle auf Missstände aufmerksam machen können, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen. Solltest Du deshalb Repressalien erfahren, die im Zusammenhang mit Deiner Meldung stehen, bitten wir Dich, uns unverzüglich zu kontaktieren.
Darüber hinaus Bist Du als hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz in allen Fällen geschützt, in denen Dudie offengelegten Informationen im guten Glauben für wahr halten durftest und diese Sachverhalte betreffen, die Verstöße gegen Strafvorschriften, bußgeldbewehrte Arbeitnehmerschutzvorschriften, Vorschriften zur Geldwäscheprävention, Umweltschutzvorschriften, Verbraucherschutzvorschriften einschließlich derer gegen unlauteren Wettbewerb, Datenschutzvorschriften, Rechnungslegungs- und Steuervorschriften sowie Kartellverbotsvorschriften zum Gegenstand haben.
In diesen Fällen kannst Du durch das betreffende Unternehmen weder für die Offenlegung der Informationen zur Rechenschaft gezogen werden, noch dürfen Repressalien wie arbeitsrechtliche Maßnahmen an Dir verübt werden. Auch hat das Unternehmen im Falle gutgläubiger Meldungen keinerlei Schadenersatzansprüche gegen Dich. Solltest Du dennoch Repressalien erleiden, hast Du einen gesetzlichen Schadenersatzanspruch.
Es stehen Dir ebenfalls die folgenden externen Hinweisgeberstellen gleichwertig zu unserer Internen Meldestelle zur Verfügung:
Bundesamt für Justiz (BfJ)
Bundeskartellamtes (BKartA)
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).
Kann ich meinen Hinweis auch anonym abgeben?
Du kannst Deinen Hinweis zu potenziellen Regel- und Gesetzesverstößen auch anonym abgeben. In diesem Fall bitten wir Dich, Deinen Hinweis so konkret und ausführlich zu schildern, da wir ohne die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme mit Dir der Sache nachgehen müssen. Bitte bedenke deshalb, dass wir eine bessere Handhabung der Meldung haben, wenn wir Dich ggf. zu notwendige Rückfragen zum Sachverhalt kontaktieren können.
Wie läuft das Meldeverfahren nach Eingang eines Hinweises ab?
Nach Eingang Deiner Beschwerde erhältst Du nach spätestens sieben Tagen eine Eingangsbestätigung.
Die Abteilung Compliance prüft anschließend, ob Dein Hinweis stichhaltig ist. Sollten weitere Informationen zur Bearbeitung Deines Hinweises nötig sein, wirst Du kontaktiert, um die offenen Fragen zu klären. In diesem Kontext erörtern wir mit Dir die Motive Deines Hinweises und besprechen auch, welche Vorstellungen Du mit der Einreichung eines Hinweises verbindest. Solltest Du Deinen Hinweis telefonisch oder im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft abgegeben haben, werden wir ein Protokoll anfertigen. Du bekommst dies zur Überprüfung zugesandt, um es ggf. zu korrigieren und zu unterschreiben bzw. es in elektronischer Form zu bestätigen.
Ergibt die Prüfung Deines Hinweises einen ersten Verdacht auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder unsere Verhaltensgrundsätze werden seitens der Abteilung Compliance die weiteren Folgemaßnahmen festgelegt. Diese beinhalten in diesem Stadium die Auswertung verfügbarer Unternehmensinformationen unter Einhaltung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben sowie die ggf. erforderlich werdende Einbindung weiterer unternehmensinterner Stellen wie bspw. der internen Revision, des/der Datenschutzbeauftragten, und der Personalabteilung. Sollte sich nach Auswertung der vorliegenden Informationen ein konkreter Verdacht erhärten, werden mögliche Beteiligte in einem fairen Verfahren angehört.
Sollte abschließend ein Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben naheliegen, werden sowohl die erforderlichen reaktiven Maßnahmen im Einzelfall geprüft und ergriffen (arbeitsrechtliche Maßnahmen gegenüber Täter:innen, Einbindung und Meldung gegenüber der Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden, Geltendmachung von Schadenersatz) sowie die Verbesserung möglicher präventiver interner Maßnahmen evaluiert und veranlasst.
Während dieser Prozessschritte werden wir Dich dann informieren und auf dem Laufenden halten, wenn die Einleitung von Folgemaßnahmen Deine Interessen potentiell berühren könnte, insbesondere, weil Rückschlüsse auf Deine Identität denkbar wären oder wir Dich nochmals über den Schutz vor etwaigen Repressalien aufklären wollen.
Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erhältst Du eine Rückmeldung über die ergriffenen oder geplanten Maßnahmen, sofern nicht Rechte Dritter durch eine Rückmeldung beeinträchtigt werden.